Privatlivspolitik


I Hover IF passer vi godt på dine persondata 

I Hover IF behandler vi dine personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Dvs vi behandler kun relevante og nødvendige personoplysninger, og vi sletter oplysningerne når de ikke længere er nødvendige.

Vi har derfor lavet en privatlivspolitik, der kort fortæller hvordan vi behandler personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

I korte træk betyder det at vi opbevarer dine personoplysninger i vores medlems systemer og trænere og lederes kontakt informationer vil fremgå på Hover IF’s hjemmeside.

Desuden er det lovpligtig for Hover IF at indsamle informationer om strafbare forhold i forbindelse med hjemtagelse af børneattester for alle trænere og ledere over 15 år, som har direkte kontakt med børn under 15 år. Derfor indhenter og opbevarer vi CPR-nr for disse trænere og ledere, og sletter det igen når dit hverv for Hover IF ophører.

 

Hover IF’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gen- nemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun person- oplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Hover IF er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overens- stemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Tina Marie Petrowsky Adresse: Solbakken 15, 7100 Vejle
Telefonnr.: 2030 8762
Mail: HIFsekretaer@hover-if.dk
 
Hover IF CVR: 30223144
Hover IF Website: www.hover-if.dk

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:
  1. Medlemsoplysninger:
    • Almindelige personoplysninger:
      • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
    • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
      • Ingen
  2. Oplysninger om ledere (bestyrelses og udvalgsmedlemmer) og trænere og hjæl- pere til praktiske opgaver:
    • Almindelige personoplysninger:
 
  • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
  • Bankkontonummer
  • Oplysninger om tillidsposter og andre hverv i relation til Hover IF
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
  1. Billeder af idrætsaktiviteter eller andre aktiviteter i foreningsregi
    • Situationsbilleder (billeder af situation med flere personer)
    • Portrætbilleder (billeder af enkeltpersoner, eller opstillede hold billeder)
 
 

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder som f.eks. idrættens hovedorganisationer (ved oplysninger om klubskifte / spillercertifikat, karantæner og kursusdeltagelse).

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:
  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in- teresseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav (f.eks. børneattest lovkrav)
  • Behandling med samtykke (f.eks. portrætbilleder)
 
Formålene:
  1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
    • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
    • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
    • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
    • Levering af varer og ydelser du har bestilt
    • Administration af din relation til os
 
  1. Formål med behandling af oplysninger på ledere (bestyrelses og udvalgsmedlem- mer), trænere og andre hjælpere af praktiske opgaver:
    • Håndtering af trænernes, ledernes og hjælpernes hverv og pligter i for- eningen
    • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
    • Opfyldelse af lovkrav
    • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
    • Administration af din relation til os
 
  1. Formål med behandling af situations og portrætbilleder
    • Som led i foreningens behov for at kommunikere omkring idrætsaktiviteter eller andre aktiviteter til eksisterende eller nye medlemmer og deres fami- lier via Facebook grupper, Websiden og sognebladet Notabene.
 

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej- ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
  • Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin- delse med idrætsaktivitet
  • Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op- lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
 
 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. F.eks. indhentes samtykke til brug af portrætbilleder. Et portræt billede forstås i denne sammenhæng som et billede hvor der kun er én eller ganske få letgenkendelige personer afbilledet. Et opstillet holdbillede er også i kategorien portræt billede.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
 
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhen- ter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale me- dier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
 

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer (f.eks. udfyldte holdkort ved håndbold og fodboldkampe).
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idræts- organisationer, som foreningen er medlem af (f.eks. når vores ledere ønsker at modtage bladet ”Udspil” fra DGI).
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i løbende år plus 1 år i forhold til din tilmelding på en aktivitet
Ulønnede ledere, trænere og andre hjælpere til praktiske opgaver:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i løbende år plus 1 år i forhold til start datoen for dit virke
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. godtgørelsesbilag, skal gemmes i 5 år fra udlø- bet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
 
 
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
 
 

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine per- sonoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsy- net.
 

 

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til an- den. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores webside www.hover-if.dk. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
 
 
Privatlivs politikken er udarbejdet af Hover Idrætsforening med udgangspunkt i tem- plate udarbejdet af Danmarks Idrætsforbund og DGI i fællesskab (2. udgave, februar 2018).
 

AKT69

Støtteforeningen for Hover IF


Magasinet Udspil

Mød Hover IF her: * Petersmindehallen: * Petersmindevej 25, 7100 Vejle * Hover Stadion * Jellingvej 171, 7100 Vejle