Privatlivspolitik

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
   • Almindelige personoplysninger:
     • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse
   • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
     • Ingen
2. Oplysninger om ledere (bestyrelses og udvalgsmedlemmer) og trænere og hjæl- pere til praktiske opgaver:
   • Almindelige personoplysninger:

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (in- teresseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav (f.eks. børneattest lovkrav)
• Behandling med samtykke (f.eks. portrætbilleder)

 
Formålene:

1. Formål med behandling af medlemsoplysninger:
   • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
   • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
   • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
   • Levering af varer og ydelser du har bestilt
   • Administration af din relation til os

 

2. Formål med behandling af oplysninger på ledere (bestyrelses og udvalgsmedlem- mer), trænere og andre hjælpere af praktiske opgaver:
   • Håndtering af trænernes, ledernes og hjælpernes hverv og pligter i for- eningen
   • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
   • Opfyldelse af lovkrav
   • Udbetaling af godtgørelser, refusioner og lignende
   • Administration af din relation til os

3. Formål med behandling af situations og portrætbilleder
   • Som led i foreningens behov for at kommunikere omkring idrætsaktiviteter eller andre aktiviteter til eksisterende eller nye medlemmer og deres fami- lier via Facebook grupper, Websiden og sognebladet Notabene.

 

 

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvej- ningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af idrætsaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbin- delse med idrætsaktivitet
• Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af op- lysninger om ledere og træner til disse, for at ledere og trænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

 
 

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor. F.eks. indhentes samtykke til brug af portrætbilleder. Et portræt billede forstås i denne sammenhæng som et billede hvor der kun er én eller ganske få letgenkendelige personer afbilledet. Et opstillet holdbillede er også i kategorien portræt billede.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhen- ter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.
Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale me- dier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.
 

 

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med idrætsaktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til relevante idrætsorganisationer (f.eks. udfyldte holdkort ved håndbold og fodboldkampe).
Der sker videregivelse af oplysninger om ledere og trænere i relevant omfang til idræts- organisationer, som foreningen er medlem af (f.eks. når vores ledere ønsker at modtage bladet ”Udspil” fra DGI).
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
 

 

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder eller træner:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i løbende år plus 1 år i forhold til din tilmelding på en aktivitet

Ulønnede ledere, trænere og andre hjælpere til praktiske opgaver:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i over- ensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsop- lysninger i løbende år plus 1 år i forhold til start datoen for dit virke
• Bogføringsbilag, herunder f.eks. godtgørelsesbilag, skal gemmes i 5 år fra udlø- bet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

 
 
Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.